O objetivo deste artigo é ajudar os organizadores de retiros e acampamentos na configuração dos seus eventos aqui na E-inscrição. 🚀
Com mais de 10 anos apoiando eventos religiosos, a E-inscrição oferece ferramentas exclusivas para organizar retiros e acampamentos. Por isso, vamos direto às dicas para explorar essas ferramentas disponíveis.
Nota: Se você estiver começando agora, sugerimos que veja o tutorial de primeiros passos para a configuração de um evento.
1. Flexibilize as formas de pagamento.
Geralmente, os retiros e acampamentos são os eventos de maior custo para o participante e é comum que mais de um membro da família participe do encontro. Outra realidade é a da equipe, que em alguns casos também paga para poder servir no encontro. Geralmente, são pessoas que estão envolvidas em outros eventos da igreja e participam de forma recorrente.
Pensando nisso, que tal disponibilizar para o seu público o parcelamento em até 12x no boleto? Esse é um recurso exclusivo E-inscrição que vai dar aquele incentivo extra para que ninguém fique de fora! Veja aqui como configurar.
2 . Use os dados para ajustar a logística e encantar os participantes.
O formulário de inscrição é um aliado poderoso para conhecer o perfil dos participantes, e no caso de retiros e acampamentos, detalhes fazem muita diferença, afinal, o evento tem em média 72 horas de duração.
E pra que você mande bem e receba os participantes com zelo e excelência, preparamos uma lista de perguntas que você pode criar no formulário:
Lista de opções (respostas: sim/não):
- É PCD (Pessoa Com Deficiência)?
- É membro da sua organização/igreja?
- Participa de uma célula / pequeno grupo?
Campo de texto:
- Se sim, qual tipo de deficiência?
- Nome e telefone do Líder de Célula / Pequeno Grupo
-Campos básicos como: data de nascimento, sexo, celular e estado civil.
3. Tenha o cuidado necessário com PCDs.
A organização do evento precisa estar apta para hospedar as PCDs em quartos adaptados (sempre que possível) e de fácil acesso, auxiliar na locomoção dessas pessoas durante toda a programação do evento, providenciar tradutores de libras e o que for necessário para que todos sejam incluídos e tenham uma experiência incrível.
4. Prepare a alimentação considerando restrições alimentares.
Imagina uma pessoa que é diabética passar 3 dias no seu retiro, onde as refeições contêm opções diet, o café da manhã tem frutas, o almoço tem uma sobremesa diet. Oferecem pra ela suco e refrigerante sem açúcar, o lanche tem um bolinho sem açúcar. Para essa pessoa, o adoçante não é um detalhe, faz toda a diferença!
Dica de ouro: aproveite os contatos de parentes e amigos não só para casos de emergência, mas para surpreender o participante. Em alguns retiros esses dados são utilizados para preparar cartinhas e mimos para o participante.
5. Seja transparente! Crie uma FAQ do evento.
Se há algo comum nos retiros e acampamentos, são as dúvidas. Por isso, é fundamental a organização do evento disponibilizar na página do evento uma FAQ com as principais respostas, a fim de preparar o seu público para ter uma ótima experiência e levar somente o essencial para o encontro:
6. Faça uma cadência de contato pré-evento. Prepare o público para o encontro.
O retiro começa antes mesmo do encontro! Mantenha o contato com os participantes, gerando expectativa neles com conteúdo relevante para prepará-los para os dias de retiro. Utilize nossa ferramenta gratuita de envio de e-mails.
7. Gerencie a hospedagem sem sair da plataforma.
Sim! Você pode gerenciar a hospedagem dos participantes sem sair da plataforma. Veja aqui como utilizar.
8. Venda a próxima edição durante o evento.
Se fizer sentido para o seu retiro, reserve um momento durante o encontro para vender a próxima edição com exclusividade para os participantes. Aproveite a emoção do momento e prepare aquele lote especial para esse público! Imagina vender 80% das inscrições antes mesmo de divulgar para o grande público? É possível e acontece com grande frequência em retiros de casais e acampamentos de jovens.
9. Dica bônus.
A E-inscrição possui um recurso de campos internos, que você pode utilizar para fazer anotações na inscrição do participante, sem que o mesmo tenha acesso a esses dados. Sabe aquela observação que você anota em um bloco de notas ou em uma planilha à parte? Pode deixá-la de lado e configurar o campo agora mesmo.
Nós já vimos esse campo ser usado de diversas formas, agilizando processos e facilitando a comunicação dos organizadores do evento. Adapte à sua realidade.
Gostou das dicas? Conta pra gente.
Desejamos a todos os nossos organizadores, eventos de sucesso e abençoados! Estamos aqui para ajudá-los! 🚀
Gostou das dicas? Coloque em prática e organize seu retiro de forma simples e eficiente com a E-inscrição. Se tiver qualquer dúvida, basta entrar em contato através de um dos nossos canais de atendimento ou, se preferir, diretamente pelo WhatsApp. Será um prazer poder te ajudar!